Geplaatst op

Wat is loonadministratie?

Salarisadministratie

Loonadministratie is het proces waarbij de werknemers van een organisatie worden gecompenseerd in overeenstemming met geaccepteerde beleidsregels en procedures. Een belangrijk onderdeel van het loonadministratiebeleid van een succesvolle organisatie is het bewaken en evalueren van de beloning van alle werknemers om ervoor te zorgen dat ze correct worden betaald, zowel in relatie tot anderen in dezelfde organisatie als tot de markt in het algemeen. Dit proces is vaak een integrale functie van de Human Resources-afdeling van de organisatie, maar in het algemeen geldt dat hoe groter de organisatie, hoe groter de kans dat het door een aparte afdeling wordt afgehandeld.

Het eerste element van de loon- en loonadministratie, de periodieke loonlijst, is een cruciaal onderdeel van de manier waarop elke organisatie werkt. Bij een onjuiste loonadministratie kan de werkgever zelf instorten. De persoonlijke budgetten en plannen van werknemers zijn afhankelijk van regelmatige betaling, en als de vergoeding te laat, te kort of zelfs maar één keer wordt gemist, zal het moreel en het vertrouwen in de stabiliteit van de werkgever ernstig worden geschaad. Of een werkgever nu gebruik maakt van de diensten van een externe loonadministratie of alle salarisfuncties intern afhandelt, ze zullen doorgaans aanzienlijke middelen besteden om ervoor te zorgen dat werknemers het juiste bedrag op tijd krijgen.

Het tweede element van de loonadministratie – het monitoren en evalueren van de beloning van werknemers – is een doorlopende functie. Dit houdt in dat de elementen van elke functie in de organisatie worden geëvalueerd en beoordeeld op basis van een aantal verschillende criteria, waaronder de aard van de functie zelf, de hoeveelheid toezicht die nodig is, de mate van fysieke inspanning die normaal met de functie gepaard gaat en de hoeveelheid opleiding die nodig is om het werk uit te voeren om het werk professioneel te doen. De achterliggende gedachte is om zoveel mogelijk de waarde van elke baan voor de werkgever te bepalen en werknemers dienovereenkomstig te belonen. Van tijd tot tijd, vooral bij gebrek aan collectieve onderhandelingen, leiden de resultaten van dit monitoring- en evaluatieproces tot aanpassingen van lonen en salarissen.

In een collectieve onderhandelingsomgeving zullen deze beoordelingen belangrijk zijn bij het bepalen van dergelijke aanpassingen, hoewel andere overwegingen van invloed kunnen zijn op loonaanpassingen. In de Verenigde Staten worden banen ook beoordeeld op het al dan niet vrijstellen van de loon- en uurwetten met betrekking tot overuren. De meeste productie- en administratieve banen worden bijvoorbeeld niet als vrijgesteld van belasting beschouwd; dat wil zeggen, zelfs als het loon wekelijks is en wordt aangeduid als salaris, worden de banen wettelijk als per uur beschouwd.

ls een werknemer die niet met verlof is meer werkt dan de wettelijke eisen, meestal 40 uur per kalenderweek, moet hij een toeslag krijgen bovenop het reguliere uurloon. De meeste functionarissen en supervisors en sommige hogere werknemers worden als vrijgesteld beschouwd, wat betekent dat ze een forfaitair bedrag ontvangen in elke loonperiode, ongeacht het daadwerkelijke aantal gewerkte uren. Over het algemeen krijgen werknemers die met verlof zijn meer betaald dan werknemers die niet met verlof zijn.

Het Amerikaanse ministerie van arbeid heeft specifieke tests die werkgevers op elke baan kunnen toepassen om te bepalen of deze al dan niet vrijgesteld is. Functiewaardering is slechts één onderdeel van het voortdurende evaluatieproces, dat een belangrijk onderdeel is van de loonadministratie. Werkgevers moeten een concurrentievoordeel op de markt krijgen, en een manier om dat te doen is door de beste mensen aan te nemen. Slimme werkgevers zullen ernaar streven een concurrentievoordeel te behouden in termen van beloning, wetende dat hun werknemers voortdurend op zoek zijn naar betere kansen en dat het algehele beloningspakket een van de belangrijkste elementen is van een strategie voor het behouden van werknemers. Het behoud van medewerkers is op zijn beurt een belangrijke taak voor degenen die verantwoordelijk zijn voor de salaris- en loonadministratie.